Um software para pequenas empresas pode efetivamente ser um grande diferencial e não precisa, necessariamente, implicar custos muito elevados.

Software para pequenas empresas: por que são importantes?

Um dos critérios para as empresas modernas serem consideradas realmente competitivas é a tecnologia que elas usam. Uma empresa que não utiliza ferramentas tecnológicas para otimizar seus processos tende a ficar ultrapassada e a perder potencial diante da concorrência que adota ferramentas inovadoras.

As micro e pequenas empresas devem se atualizar e adquirir softwares para melhorar a gestão de seus processos. Para empresas de porte menor, a tecnologia pode efetivamente ser um grande diferencial e não precisa, necessariamente, implicar custos muito elevados.

Leia o post e veja as vantagens de manter um software para pequenas empresas!

Amplie a facilidade no planejamento e na análise estratégica

A vantagem número um de adquirir um software para pequenas empresas é que ele confere mais organização na apresentação das informações, tornando o processo mais transparente e mais acessível.

Quando o gestor pode monitorar os índices de controle e de avaliação de performance, a tomada de decisões se torna mais prática, bem como a possibilidade de criar estratégias.

Reduza seus erros e os custos envolvidos no negócio

O software também permite padronizar as atividades efetuadas pelos funcionários da empresa. As informações estarão continuamente atualizadas e disponíveis em tempo real. Consequentemente, haverá uma queda na quantidade de erros cometidos, que são mais comuns quando as atividades são realizadas de forma manual.

Também haverá menos erros no processamento de dados. Essa operação, quando efetuada manualmente, envolve probabilidades muito relevantes de falhas por sua complexidade.

Com um sistema automatizado, a rapidez com que os processos serão realizados, envolvendo uma quantidade menor de erros, favorece uma melhor produtividade e, em decorrência, é natural que a empresa aumente sua lucratividade.

Ainda é hábito, em algumas empresas pequenas, utilizar o modelo tradicional de planilhas. Essa metodologia envolve mais custos e está sujeita a mais falhas. Por exemplo, a mão de obra envolve um gasto mais alto, considerando que é preciso digitar uma mesma informação em dois ou mais locais diferentes.

Outro custo associado ao modelo de planilhas é o do retrabalho, resultante de problemas provocados pela ausência ou pela demora de informações.

Conquiste a integração de setores

Um software para pequenas empresas também promove a integração entre os diferentes setores de uma empresa. Essa integração facilita a acessibilidade dos funcionários às informações necessárias para a execução das próximas tarefas.

A integração dos setores permite a unificação das operações em um lugar centralizado. Os dados integrados tornam mais simples a gestão empresarial, mesmo que existam muitas filiais dentro ou fora da cidade.

O retrabalho tende a ser eliminado. A gestão do tempo também se aprimora, conferindo mais liberdade aos funcionários para que eles possam efetuar suas atividades.

Cumpra uma fiscalização altamente eficaz

Uma das formas de a empresa evitar multas dos órgãos fiscalizadores e de agir dentro da legalidade é pagando pontualmente seus impostos e entregando o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) devidamente preenchido e na data certa.

Um bom software empresarial contempla essa questão e mantém atualizações sobre a legislação, otimizando a gestão fiscal das empresas pequenas e das microempresas. A legislação tributária do Brasil costuma ser muito criticada devido à sua instabilidade, ou seja, é comum ocorrerem mudanças que exigem novos posicionamentos da empresa diante do processo tributário.

O gestor poderá cumprir suas obrigações com o governo recebendo suporte do software, reduzindo ou eliminando a quantidade de irregularidades e evitando assim as duras penalidades do fisco.

Tenha muito mais segurança

Com a gestão automática dos dados é mais difícil que aconteça alguma forma de fraude ou que vaze alguma informação sigilosa, chegando ao conhecimento de terceiros ou de pessoas mal-intencionadas.

Ao usar um software para pequenas empresas, o gestor consegue otimizar a segurança do sistema. Geralmente, os softwares utilizam diferentes recursos para a garantia da segurança, como a adoção de senhas, bloqueio automático, criptografia entre outros.

Estruture mais fluidez nos processos

Quando se utilizam as planilhas para controle empresarial, a venda é lançada manualmente. O funcionário responsável lança a baixa na planilha de gestão de estoque e faz a atualização do saldo de estoque. Em seguida, é feita a atualização da planilha financeira e o processo continua sempre assim.

O sistema automatizado realiza essas tarefas automaticamente e com sincronia entre elas, o que confere fluidez aos processos, ao mesmo tempo que elimina o desperdício de material, de mão de obra e de tempo.

Aumente as vendas

Quando se faz uso de planilhas, o orçamento é lançado, mas não é confirmado o recebimento ou retorno. Isso pode gerar o esquecimento da venda ou mesmo a sua perda.

Os softwares contam com sistema de verificação automática e evitam que isso venha a acontecer. Eles emitem todos os dias os relatórios com as propostas, a situação atual e quais ações podem ser tomadas.

Enriqueça a sua gestão

O software para pequenas empresas ajuda a melhorar a gestão em uma série de aspectos: venda encadeada com emissão de nota fiscal; romaneio para picking e expedição das mercadorias; baixa no estoque; controle de estoque mínimo; produção de ordens de compra; atualização do sistema financeiro para garantir controle sobre receitas e despesas e muitas outras operações e processos que ficam automatizados.

Dessa maneira, o gestor mantém sob monitoramento constante os gastos, o planejamento das atividades, a organização do cronograma e assim por diante.

Tenha mais flexibilidade

Micro e pequenas empresas caracterizam-se por sua agilidade e flexibilidade para se adequar às condições atuais do mercado ou às exigências dos consumidores. Sem isso, não é possível realizar vendas.

Um bom software permite, justamente, a efetivação desses ajustes para manter o negócio competitivo e funcionando sempre, com a flexibilidade e a escalabilidade necessárias que favorecem a sua adaptação a diferentes cenários e situações e contribuem para sua expansão.

Trace um planejamento em longo prazo

Ainda que não seja uma tarefa fácil, o gestor deve pensar sempre em longo prazo. Afinal de contas, nenhum empreendedor sério deseja abrir um negócio hoje para fechar daqui a seis meses ou um ano.

O sistema automatizado funciona como um aliado para a administração a longo prazo. Ele deve proporcionar um custo-benefício satisfatório ao longo do tempo e do uso empresarial.

Escolha um software para pequenas empresas

Você já conhece todos os benefícios que esse recurso de tecnologia é capaz de trazer. Agora, é o momento de definir como ele deve ser selecionado para que ofereça, de fato, esses pontos.

Há muitas possibilidades no mercado, então, é fundamental saber qual é a ideal. A seguir, aprenda a selecionar o melhor software para pequenas empresas e tire as suas dúvidas.

Conheça as necessidades do negócio

Acima de tudo, um recurso do tipo tem que ser útil para o seu empreendimento. É essencial que ele consiga resolver a maioria dos problemas de forma prática e para agregar valor a todos os processos.

Se o seu negócio tem tido dificuldades com a inadimplência, não adianta contratar um software que não ajuda a realizar cobranças. Já se a captação de clientes é uma preocupação, é preciso que exista um módulo voltado para campanhas de atração. Assim, você consegue identificar o que é prioridade e termina com um sistema que oferece o que realmente é útil.

Avalie a facilidade de implementação

Também não adianta escolher software para pequenas empresas e terminar com uma solução complicada de ser adotada. Nas PMEs, a praticidade é essencial para evitar perda de tempo, de dinheiro e de competitividade.

Antes de contratar, veja se o sistema é fácil de usar, se oferece ações intuitivas e se é simples de se adaptar à estrutura atual. Com máxima praticidade, a eficiência também é favorecida.

O recomendado é fugir de soluções muito complexas, que exigem um longo tempo de adoção. Se for preciso esperar demais, o seu negócio perderá boas oportunidades no caminho e terá que fazer um grande investimento. Então, fique de olho.

Conheça a opinião de outros usuários

Para ter total segurança, não deixe de considerar o que dizem outras pessoas sobre o serviço. Conhecer o feedback de gestores e de decisores de empresas semelhantes à sua permite ter uma visão clara. Você saberá se a alternativa realmente funciona para o cotidiano, quais são os problemas e qual é a experiência geral.

Uma boa maneira de verificar essas questões é por meio dos depoimentos apresentados pela empresa e pelas redes sociais. Assim, a tomada de decisão é muito mais informada.

Analise o suporte e o atendimento

Não adianta contratar um software para pequenas empresas e, quando surgir uma dúvida ou dificuldade, não ter a quem recorrer. A responsável não deve se preocupar apenas com a contratação, mas, também, com todo o suporte a ser oferecido.

Então, fique de olho se o negócio prevê suporte para tirar dúvidas ou resolver problemas. Veja se há vários canais de comunicação e se a disponibilidade é compatível com o funcionamento no seu empreendimento.

Para ter a certeza de que tudo isso não fica apenas nas promessas, analise o atendimento. Nos primeiros contatos, você entenderá questões como a rapidez de respostas e a eficiência em atender a solicitações. Se esse aspecto for positivo, a escolha vale a pena.

Contratar um software para pequenas empresas é um jeito de aumentar o potencial do negócio e sair à frente dos concorrentes. Com essas orientações, a escolha acontecerá de forma eficiente e positiva para os resultados do empreendimento.

Se estiver em busca de uma solução ágil, completa e com ótimo custo-benefício, entre em contato com a Dropo e conheça o nosso recurso!


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