Um dos documentos fiscais mais importantes para qualquer empresa, confira uma das formas mais eficazes de fazer a emissão de nota fiscal.

Entenda como fazer a emissão de nota fiscal na sua PME

A não emissão de nota fiscal configura crime passível de penalidade, o que a torna um dos documentos fiscais mais importantes para qualquer empresa. Uma das formas mais eficazes de gerenciar esse registro é fazendo uso de um sistema automatizado.

Muitos gestores de micro e pequenas empresas não julgam necessário automatizar esse processo, considerando que pode sair caro e só é conveniente para quem vende uma quantidade muito elevada de produtos diariamente. No entanto, qualquer empreendimento que emite, pelo menos, cinco notas fiscais por dia já usufrui benefícios com a automatização do processo.

Sendo assim, continue com a leitura desse post e veja como realizar a emissão de nota fiscal de sua empresa. E não deixe de conferir o material até o fim!

Quando automatizar a emissão de nota fiscal?

Caso a sua empresa emita, em média, 100 documentos por mês, saiba que isso já é um bom motivo para você automatizar o seu processo de emissão de nota fiscal. Principalmente, se você também conta com um funcionário exclusivo para realizar essa operação, uma vez que esse tipo de inovação fará com que você economize dinheiro.

Também vale a pena recorrer a um sistema automatizado de emissão de nota fiscal se a sua empresa sofrer dificuldades para recolher os impostos. Isso costuma acontecer quando as negociações envolvem coprodutores e afiliados tanto em vendas online como offline.

Se sua comunicação com o contador também não é das melhores e as informações trocadas não são suficientes para uma boa gestão contábil e, principalmente, fiscal, a automação se revela novamente como uma excelente saída.

A emissão de nota fiscal feita de forma manual apresenta inconvenientes, como mais trabalho e desgaste desnecessários, pois se trata de uma operação maçante, já que é repetitiva. Quando se usa um software, ele executa esse trabalho com mais eficiência e sem a necessidade de grandes esforços — é uma operação programada, em que as possibilidades de erros praticamente desaparecem.

Como funciona a emissão de nota fiscal manual?

Nesse caso, é necessário preencher um cadastro, calcular o valor dos tributos, realizar a emissão e o envio para os clientes de forma manual. Se trata de um trabalho cansativo e demorado, passível de erros — especialmente, no que se refere aos cálculos.

Além dessas operações, para manter uma gestão orçamentária eficaz, é importante manter relatórios de valores, notas que foram emitidas, tributos pagos e assim por diante. Quando não existe um funcionário exclusivo para esse trabalho, é necessário se preocupar com outros processos, o que pode levar à improdutividade em diferentes situações.

Convém analisar os custos que a emissão manual comporta. Para o pagamento de um salário-mínimo, por exemplo, será necessário pagar cerca de R$ 4,25 por hora. Considerando que serão necessárias muitas horas para emitir todas as notas, isso se revelará um custo muito alto — a não ser que seu negócio tenha poucos clientes e efetue poucas vendas.

De qualquer forma, à medida que o negócio for crescendo, o ideal é adotar uma solução automatizada. Na verdade, os gastos que envolvem a adoção de uma plataforma que automatiza a emissão de nota fiscal costumam ser bem menores que aqueles que envolvem o pagamento de um funcionário exclusivo.

Como funciona a emissão automática?

A simplicidade da automação é fácil de entender. Todos os processos citados acima, relacionados ao cálculo, à emissão e ao envio de notas são realizados de forma automática e, certamente, isso é bem mais cômodo e rápido para a empresa, além de eficiente e produtivo.

Com a otimização do tempo, é possível se dedicar a atividades mais estratégicas, ao planejamento do negócio, visando sua expansão e, é claro, o aumento das vendas e do lucro. O tempo máximo para uma emissão automática é de cinco segundos — isso quando o funcionário precisa pressionar algum botão.

Além disso, a automação está relacionada à NF-e, ou seja, à emissão de nota fiscal eletrônica, que apresenta algumas vantagens em relação à tradicional, como:

  • não é necessário fazer impressões, gastando papel e tinta;
  • redução de gastos com armazenamento, já que a NF-e pode ser armazenada no próprio sistema ou na nuvem;
  • centralização dos processos fiscais;
  • redução nos custos com envio de documentos, já que ela é enviada por e-mail;
  • otimização no transporte, facilitando a vida dos caminhoneiros que conduzem suas mercadorias aos postos fiscais das fronteiras.

A automação na emissão de NF-es vale tanto para as notas de mercadorias quanto para as notas fiscais de serviços, que são da alçada do município.

Como escolher uma boa plataforma para automatizar a emissão de nota fiscal?

Uma das coisas que a empresa pode fazer é adotar uma plataforma online para automatizar a emissão das notas fiscais do seu empreendimento.

Para escolher uma plataforma confiável, é preciso conferir sua reputação e sua imagem perante o público. Por isso, compare os comentários sobre a empresa, o que falam os clientes que adotaram sua solução e se se sentiram satisfeitos com os resultados.

Uma boa ação a tomar é visitar o site da empresa e avaliar in loco o que ela oferece. Uma plataforma completa poderá, inclusive, disponibilizar serviços adicionais, como gestão financeira e suporte para captação de clientes, oferecendo recursos de funil de venda e pós-venda. Há algumas que também concedem serviços de cobrança.

Enfim, é necessário pesquisar na internet antes de optar por uma solução definitiva. Algumas empresas oferecem o teste grátis, sendo essa uma maneira de experimentar os serviços sem compromisso.

A vantagem dessas plataformas é que o cliente paga pelos serviços que utilizar, fato que costuma ser vantajoso para a maioria das empresas, que evitam custos com atividades desnecessárias e com a compra de licenças de softwares. O gestor poderá adquirir um sistema online de emissão de nota fiscal conforme a demanda do negócio.

Considerando esse aspecto, constatamos que algumas plataformas online são escaláveis. Ou seja, na medida em que a empresa for se expandindo e necessitando de mais serviços, o gestor poderá contratar outros pacotes para suprir suas novas necessidades.

Finalmente, convém comparar os preços para chegar a uma conclusão: não se iluda com preços muito baixos, pois podem custar mais caro em médio e em longo prazo, caso não sejam eficientes o bastante. Contudo, preços muito altos também podem não valer a pena. O ideal, portanto, é fazer uma estimativa dos valores de mercado e conferir quais são realmente mais vantajosos para seu negócio.

Automatizar a emissão de nota fiscal em sua PME é uma forma de aumentar o potencial competitivo dela e usufruir de todos os benefícios — inclusive da redução de custos — que somente as boas tecnologias podem oferecer.

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