Quer ter uma uma gestão mais bem-sucedida? Veja algumas dicas que reunimos para te ajudar a organizar suas contas a pagar e receber!

Como organizar as contas a pagar e receber? Descubra agora!

A organização é um dos segredos para uma gestão bem-sucedida, e manter o controle financeiro é de fundamental importância para que seu negócio prospere — já que o dinheiro é a pedra angular que sustenta qualquer tipo de empresa, do varejo à prestadora de serviços.

É preciso manter receitas e despesas em perfeito equilíbrio, para evitar prejuízos e falsas conclusões que prejudicam e podem comprometer a existência do seu negócio.

Neste post, veja algumas dicas para organizar as contas a pagar e receber. Acompanhe!

O que são contas a pagar e receber

As contas são, basicamente, de dois tipos: pagamentos e recebimentos. Os pagamentos envolvem as dívidas da empresa com os fornecedores, com os funcionários (remuneração), com o governo (tributos) e assim por diante. Os recebimentos envolvem as dívidas dos clientes com a empresa, os rendimentos originados de aplicações financeiras em nome do negócio etc.

Os consumidores procuram a empresa para comprar seus produtos ou contratar seus serviços. Muitas vezes, ela financia os clientes, vendendo suas mercadorias a prazo. Da mesma forma, ela pode ser financiada pelos fornecedores, comprando insumos para pagar parceladamente ou dentro de um prazo previsto.

Como é feito o controle das contas

O bom administrador é aquele que sabe gerenciar devidamente suas contas, mesmo em períodos de crise. As perdas são inevitáveis: não existe um negócio no mundo que não sofra algum tipo de prejuízo. O que não se pode deixar é que eles sejam tão elevados que ponham em risco a sobrevivência de sua empresa.

O primeiro passo é separar as contas a pagar das contas a receber de forma clara. Ou seja, você deve saber diferenciar os pagamentos dos recebimentos.

Vamos analisar melhor esses pontos a seguir.

Mantenha o pagamento em dia

Para gerenciar as contas a pagar e receber, o administrador precisa registrar tudo o que entra e o que sai da empresa. Costuma-se utilizar uma planilha, mas também é possível (e mais recomendável) usar um sistema de gestão online.

Você deve ficar a par do vencimento de todas as contas e fazer de tudo para respeitar os prazos, evitando o pagamento de multas e juros. Além disso, pagando em dia, você fica com boa reputação entre seus fornecedores, que estarão sempre prontos a atendê-lo.

Quando possível, adiante os pagamentos. Isso mostrará aos seus credores que você é pontual e não pretende enganá-los. É possível até ordenar suas contas a pagar por data de vencimento — sempre procure escolher datas compatíveis com suas condições, considerando quando a empresa tem disponibilidade de dinheiro.

Pode acontecer de, eventualmente, você atrasar a conta. Nesse caso, entre em contato com o credor e explique sua situação.

Faça o controle das contas a pagar todos os meses. Não adianta controlar somente os primeiros meses e deixar os outros sem controle.

Em relação à tributação, o pagamento devido evita cair nas malhas da Receita, tornando-se visado por ela. Existem diferentes formas de reduzir a carga tributária de forma honesta, sem incorrer em sonegação fiscal.

Não confunda contas empresariais com pessoais

Outro cuidado que você precisa ter é o de não misturar as contas pessoais com as da empresa. Muitos empreendedores cometem esse erro, e o caixa fica aberto para qualquer familiar tirar dinheiro para assumir suas dívidas.

Quando há mais de um dono, a situação pode ser ainda pior e gerar conflitos entre os sócios, tornando a situação insustentável.

O ideal é que haja distribuição de lucros, um percentual definido para cada sócio. Esses lucros correspondem ao “salário” de cada proprietário da empresa. Caso seja um único dono, ele faz jus ao pró-labore. Dessa forma, evita-se misturar o dinheiro do negócio com dívidas pessoais.

Essa divisão de lucros ou remuneração individual do proprietário torna o controle financeiro bem mais transparente. Quando for necessário retirar algum dinheiro para contas de casa, além do pró-labore ou da distribuição de lucros, é fundamental registrar a saída de caixa como empréstimo, que será devolvido dentro de um determinado prazo.

Tenha cuidado com os empréstimos bancários

Quando a empresa faz empréstimos para otimizar o capital de giro, é importante considerar que isso é uma conta a pagar, já que não é dinheiro da empresa. É uma forma de impulsionar o negócio geralmente mal-usada e leva muitos gestores a ficarem completamente endividados e em situação pior do que estavam.

Imagine que você comprou um equipamento com o dinheiro do empréstimo. Caso ele o ajude a aumentar a produtividade e as vendas, talvez seja possível pagar o empréstimo somente com a renda gerada por ele ou por meio dele. Quitado o débito, o equipamento começará a dar lucros efetivos.

Monitore de perto o financiamento dos clientes

As contas a receber também precisam ser bem descritas. Praticamente todos os negócios da atualidade vendem a crédito. O problema é que nem sempre é possível contar com clientes pontuais, que pagam em dia. Atrasos no recebimento e inadimplência tendem a gerar crises e abalar a saúde financeira da empresa.

Muitos clientes acabam não pagando suas dívidas, o que atrapalha a administração das finanças e compromete o ciclo operacional do negócio. As despesas acabam se tornando maiores que o faturamento e, em determinados casos, é preciso cobrir “rombos” com dinheiro pessoal do proprietário ou dos sócios.

Adote métodos para reduzir a inadimplência

Desenvolver um bom sistema de cobrança ajuda muito. Esse serviço pode ser terceirizado, o que já facilita a gestão financeira. Também é importante analisar o histórico dos clientes para compreender se vale a pena ou não continuar vendendo a crédito a alguns deles.

Algumas empresas fomentam o pagamento adiantado, oferecendo descontos e outros bônus. Mas, se esses descontos são muito baixos, os clientes acabam não se interessando tanto. É preciso oferecer algo que seja realmente satisfatório para o cliente e não onere o caixa da empresa.

Invista em recursos tecnológicos em favor das contas a pagar e receber

Com recursos tecnológicos eficazes, principalmente de plataformas online, é possível administrar e organizar as contas a pagar e receber com mais precisão.

É importante contar com o suporte de empresas especializadas que usam ferramentas avançadas para gerenciar o relacionamento com os clientes, monitorar as operações pré-venda, venda e pós-venda, desenvolver campanhas de marketing eficientes e sistemas de cobrança funcionais.

Com a tecnologia, tudo fica mais fácil, evitando, inclusive, confrontos diretos entre credor e devedor.

Gerenciar as contas a pagar e receber é, portanto, de extrema importância para qualquer empresa, seja iniciante ou veterana. O controle financeiro contribui para melhorar as perspectivas do negócio e favorece sua expansão, tornando-se um diferencial competitivo valioso.

Agora que você já leu este texto esclarecedor sobre recebimentos e pagamentos, saiba mais sobre como fazer emissão de nota fiscal em PMEs!


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