Atualmente, há muitos tipos de sistemas CRM, e cabe ao gestor escolher o melhor para seu negócio. Reunimos alguns critérios para essa seleção.

6 fatores que você precisa analisar ao contratar um sistema CRM

Os sistemas CRM ajudam o gestor a administrar melhor seu relacionamento com o cliente. Centralizam dados, facilitando consultas e agilizando o atendimento. Como todo sistema automatizado, o CRM torna os processos mais rápidos e eficientes, evitando erros tipicamente manuais.

Atualmente, há muitos tipos de sistemas CRM disponíveis no mercado, e cabe ao gestor escolher o melhor para seu negócio. Vale dizer que essa seleção deve ser realizada conforme certos critérios.

Abaixo, reunimos 6 fatores para você escolher um bom sistema para gerenciar seu relacionamento com o cliente. Confira!

1. A possibilidade de personalizar a ferramenta

Cada negócio apresenta suas estratégias pessoais de vendas e utiliza métricas diferentes. A empresa pode, por exemplo, realizar vendas B2B ou vendas B2C. Os clientes de uma loja também se apresentam em diferentes estágios de compra.

Nesse sentido, é importante contar com um sistema de painel de controle que seja customizável. Dessa forma, você evita a perda de tempo, reunindo planilhas separadamente e verificando as métricas. Com o software, é possível gerar filtros com os itens principais a fim de fazer um monitoramento mais bem direcionado, reunindo tudo em apenas um local.

Na rotina do negócio, a organização personalizada dos documentos e dados permitirá acesso rápido a eles, a possibilidade de alterar metas conforme as necessidades do momento, a determinação de quais colaboradores terão direito de acessar certas funcionalidades, entre outros itens.

Se o sistema CRM não puder ser customizado, a empresa se verá presa a soluções que poderão não satisfazer completamente as demandas do negócio.

2. A integração com os demais setores

Um bom sistema CRM deve se integrar com outros setores e sistemas que a empresa já tenha. Ele precisa se conectar perfeitamente com o Departamento Pessoal (inclusive, o RH), o setor financeiro, o setor comercial e assim por diante.

Veja um exemplo: o setor financeiro precisa saber quantas vendas são necessárias para realizar o pagamento dos colaboradores. O CRM pode tornar mais fácil o tráfego das informações dentro da empresa, a fim de que cada setor conheça suas respectivas metas e saiba se posicionar na busca de resultados satisfatórios.

Além da integração de setores, o sistema deve aliar-se a outras ferramentas, como um ERP (Sistema de Gestão Empresarial), e-mails, ligações telefônicas, automações de marketing, redes sociais, sites, blogs e outros, a fim de ajudar o trabalho dos funcionários e otimizar o relacionamento com o público consumidor.

Um vendedor, por exemplo, pode aumentar sua produtividade e melhorar sua relação com os clientes se tiver à sua disposição uma tela única com todo o histórico do relacionamento entre empresa e consumidor.

3. Os relatórios fornecidos pelo sistema CRM

É importante para a empresa manter relatórios personalizados, e o sistema CRM deve ser capaz de gerá-los. O acesso a esses documentos possibilita ao gestor detectar erros e visualizar oportunidades. Assim, terá condições de ajustar melhor seus produtos e serviços, os preços, os prazos e os modos de entrega.

Um detalhe é fundamental. Para que os relatórios cumpram de forma efetiva sua função, é necessário que os funcionários coloquem no sistema todos os dados disponíveis, considerando todas as fases do processo de vendas.

Somente com esse procedimento, os relatórios sairão minuciosos e completos.

4. A facilidade de implementação e os recursos disponíveis

O CRM não precisa ser complexo de usar para ser funcional e dinâmico. Quanto mais fácil for a implementação do sistema, será melhor para todos.

Por exemplo, um sistema que exija muito treinamento dos funcionários para ser utilizado com eficácia incorrerá em maiores gastos e perda de tempo (o que significa, também, queda na produtividade).

O importante é que a ferramenta atenda às necessidades de seu negócio. Mesmo que ela apresente outras funcionalidades, é possível adotar essa solução, pois ela é escalável. É viável que, com o crescimento do negócio, aquelas funcionalidades extras venham a se tornar muito úteis.

O que vale é que o sistema seja simples de implementar. Se a quantidade de recursos tornar muito difícil a utilização do CRM, priorize a simplicidade.

Felizmente, muitos fabricantes estão se empenhando no desenvolvimento de softwares que sejam simples e, ao mesmo tempo, escaláveis, facilitando a escolha do usuário.

Uma boa opção é utilizar um sistema online, que é mais fácil de implementar. Essas opções são escaláveis e reduzem gastos, pois tratam-se de softwares oferecidos como serviços (SaaS). Nesse caso, não há necessidade de comprar licenças nem equipamentos específicos para suportar o sistema, uma vez que o próprio fornecedor oferece tudo de sua plataforma na nuvem.

A mobilidade proporcionada pelas soluções online é outra vantagem indiscutível. Elas podem ser acessadas, com total segurança, de qualquer local e dispositivo com acesso à internet. Será possível fazer negócios, até mesmo, fora da empresa, em casa ou em qualquer outro lugar. Vale dizer, ainda, que a mobilidade favorece o monitoramento dos processos e das operações.

5. A aceitação dos funcionários

Não tome decisões sem consultar sua equipe. Lembre que qualquer sistema, por mais desenvolvido que seja, precisa ser bem manuseado para dar certo. Caso os colaboradores não se ajustem a ele, o negócio dificilmente funcionará.

Diante de certas inovações, muitos funcionários podem ficar desconfiados, julgando que elas atrapalharão seu trabalho. É preciso conversar com eles e explicar que a adoção do sistema CRM não tem como finalidade substituir o trabalho deles, mas auxiliá-los, otimizando seu relacionamento com o cliente.

A certeza de que determinado sistema somente vai ajudar a produzir e, até, a ganhar mais motivará os funcionários a aceitarem e se empolgarem com a nova solução. Assim, todos os envolvidos no processo entenderão que o CRM automatizado não é uma ameaça para eles, mas um aliado.

6. A demonstração do produto

Confirme se existe a versão de teste, ou demo, do software. Assim, você terá a oportunidade de avaliar o sistema antes de contratá-lo. A quantidade de dias varia de fornecedor para fornecedor, mas pode ser o tempo suficiente para você confirmar se o produto efetivamente se ajusta às necessidades do seu negócio.

Os funcionários também terão, dessa forma, a oportunidade de testar e verificar o sistema. Poderão familiarizar-se com ele antes da implementação propriamente dita.

O sistema CRM é uma ferramenta altamente estratégica para uma empresa. Mas pese bem a escolha antes de contratar um software para aplicar sabiamente seu dinheiro.

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