8 dicas de como administrar uma pequena empresa com eficiência

Saber como administrar uma pequena empresa é a chave para quem quer ter o seu próprio negócio e conseguir bons resultados. Apesar de parecer algo simples à primeira vista, esse trabalho demanda tempo e esforço mental dos empreendedores. Em contrapartida, uma administração falha tem a falência como consequência.

A verdade é que, em boa parte dos casos, essas pessoas não têm uma educação formal em gestão para conseguirem levar seus negócios adiante. Pensando nisso, preparamos este post com 8 dicas básicas para quem está dando os primeiros passos. Confira!

1. Aprenda a delegar tarefas

Como já citamos, o volume de trabalho enfrentado por um empreendedor é muito grande. Monte uma equipe de profissionais realmente disposta e engajada, treine-os para que eles entendam quais são as demandas da sua empresa e aprenda a dividir essas tarefas.

É difícil que uma pessoa só consiga assumir todas as responsabilidades da gestão, mas, ao direcionar sua equipe para ajudar nessa administração, as chances de crescimento aumentam.

Além disso, ao delegar tarefas, as soluções serão encontradas com mais facilidade, otimizando os processos. Outro ponto essencial é que a medida contribui para manter os melhores profissionais em suas respectivas áreas, com ganhos reais em termos de produtividade.

2. Cuide bem da gestão financeira

O controle de gastos da empresa é essencial para que ela cresça de maneira sustentável. Um erro comum é misturar as contas do empreendimento com as pessoais, tornando a gestão uma verdadeira bagunça. Separar essas informações é o primeiro passo para entender se o seu negócio está prosperando, identificando as áreas que precisam de investimento.

Outro fator que ocorre com frequência é a empolgação, por parte do empreendedor, com os primeiros resultados, o que o leva a gerar grandes despesas.

Nós sabemos que você quer ver seu estabelecimento organizado, contando com um excelente mobiliário e com equipamentos de alta tecnologia, mas planejar essas compras com cuidado é importante para a saúde financeira do negócio. Priorize sempre a redução de custos e planeje toda compra que fizer.

Por isso, um estudo prévio sobre a situação interna deve sempre ser feito antes das tomadas de decisões, ponto fundamental para que as iniciativas obtenham maior probabilidade de acertos.

3. Faça um bom plano de negócios

Metas bem definidas serão o guia de crescimento da sua empresa. Para isso acontecer, é importante fazer um bom planejamento de negócios, que identifique os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças do mercado e a atuação da concorrência.

A partir dessas informações, defina os objetivos a curto, médio e longo prazo. Faça um acompanhamento desses progressos, realizando pequenos ajustes ao longo do caminho, para que essas metas sejam alcançadas.

Esse planejamento, além de servir de incentivo e guiar os novos passos no dia a dia, permitirá a projeção de um cenário futuro, ajudando na tomada de decisões.

4. Contrate um software de gestão

Para complementar a administração da empresa, é necessário contar com ferramentas de marketing, de controle de processos, de acompanhamento de negociações e de atendimento aos clientes.

É contraprodutivo — e até obsoleto — realizar esse trabalho apenas com o apoio de planilhas. Para ajudar nessas tarefas, conte com a ajuda de softwares de gestão, que vão permitir não só um controle mais próximo e completo, mas também uma visão bem ampla de tudo o que está acontecendo na empresa, evitando surpresas e problemas.

O software também é essencial para otimizar o tempo, fazendo com que a sua empresa ganhe mais competitividade no mercado. Isso porque falhas comuns, como o atraso no pagamento de impostos, poderão ser evitadas por meio do auxílio da tecnologia.

Ao reunir os dados em um mesmo sistema, você terá um controle bem mais eficaz sobre as contas a pagar e receber, com balanços em tempo real, ou seja, haverá mais organização na gestão, ponto fundamental para o sucesso do seu negócio.

5. Invista em um bom atendimento

As micro e pequenas empresas que investem na qualidade do atendimento conseguem se diferenciar em relação à concorrência, atraindo mais clientes e ainda fazendo uma fidelização com resultados.

Para isso, a dica é investir na constante qualificação dos colaboradores, com treinamentos que melhorem a abordagem e também o relacionamento com os consumidores.

Afinal, trata-se de um aspecto que influencia no conceito dos clientes em relação a sua empresa. Portanto, a qualidade no atendimento deve sempre ser uma prioridade.

6. Desenvolva um plano de marketing

O marketing é uma das vigas-mestras no momento de administrar uma pequena empresa. Com ele, você conseguirá atrair novos clientes, fidelizar os já existentes e, ainda, ampliar a reputação da marca junto ao mercado.

No entanto, nada acontece por acaso. Inúmeras medidas devem ser adotadas, como o investimento em marketing de conteúdo, o lançamento de campanhas nas redes sociais, a elaboração de programas de fidelidade, o atendimento pós-venda, enfim, use a criatividade para fazer com que o seu negócio decole.

Na hora de desenvolver um plano de marketing, é preciso, ainda, ficar atento ao seu público-alvo e falar a mesma linguagem, contando com profissionais que entendam do assunto.

7. Padronize os processos

No momento em que você pensar em como administrar uma pequena empresa, saiba que a padronização dos processos é uma iniciativa imprescindível.

Com ela, haverá uma simplificação tanto dos serviços administrativos quanto dos operacionais, melhorando consideravelmente a produtividade, sem falar na redução dos custos.

A padronização exige treinamento dos colaboradores, investimento em tecnologia e mudanças comportamentais, ou seja, é um verdadeiro processo.

Após a implantação, deixando alinhadas as metodologias, certamente o seu negócio estará com uma segurança a mais, principalmente por conta do mapeamento dos dados.

Dessa maneira, o índice de erros cairá drasticamente, sendo fundamental na busca pela excelência.

8. Ouça os clientes

A obtenção de feedbacks constantes ajuda a melhorar a qualidade dos seus serviços e produtos.

Por isso, ao organizar a sua carteira de clientes, você poderá atender com mais eficácia às necessidades de quem confia em seu trabalho. Assim, o devido acompanhamento nos processos de venda é muito importante.

Promova avaliações periódicas de satisfação e crie canais de comunicação para ouvir as opiniões, de elogios a críticas, estreitando o relacionamento.

Assim, quando você entende como administrar uma pequena empresa e consegue aplicar esses conceitos, suas chances de sucesso aumentam, e seu sonho de ter um negócio relevante no mercado começa a tomar forma.

Como a instalação de um software é extremamente necessária, veja, em nosso outro artigo, mais motivos para aliar a tecnologia ao seu negócio!